Vous en avez marre de remplir manuellement votre calendrier Google, Office 365 ou Outlook lorsque vous planifiez un rendez-vous avec vos prospects ? On a trouvé une solution qui devrait vous épargner de longues heures de travail : Calendly.
C’est un outil parfait si vous ne le connaissez pas encore : il est gratuit, programmable en quelques minutes et déjà mis à rude épreuve puisqu’il est utilisé par 8 000 000 de professionnels chaque mois.
Créer son compte Calendly
Tout commence sur Calendly.com lorsque vous entrez votre adresse de messagerie électronique pour créer votre compte. Depuis une adresse Gmail par exemple, vous avez simplement à autoriser l’accès de Calendly à votre agenda Google.
Une fois cette première synchronisation effectuée, vous serez sur cette page :
Calendly va alors vous donner la confirmation que votre agenda est bien synchronisé avec l’application :
Vous allez ensuite devoir choisir vos disponibilités et … voilà, votre compte est créé !
Programmer son premier événement avec Calendly
Imaginons la situation suivante : dans un service commercial, un contact entrant est d’abord qualifié par un assistant commercial avant d’être transmis à un “closer”. L’assistant va donc prospecter pour le compte du “closer” et va, par exemple, insérer un lien vers Calendly dans ses différents messages de prospection afin de rediriger le prospect potentiel vers une prise de rendez-vous en ligne.
Votre tableau de bord va vous proposer 3 types d’événements par défaut. Pour vous, je vais customiser le troisième afin que vous puissiez comprendre l’intérêt et la puissance d’un outil comme Calendly.
Pour modifier votre événement, vous devez paramétrer les éléments suivants :
- Son nom
- Son lieu (vous pouvez le synchroniser avec presque tous les outils de visioconférence)
- Sa description
- Son lien (il est possible de le personnaliser, dans l’exemple “coldcalling”)
Vous allez finir programmer la durée des rendez-vous, leurs intervalles ou encore la limite calendaire des planifications. Vous aurez également le choix de modifier vos horaires de disponibilités issues de vos réglages de base.
Astuce : pensez à mettre un délai tampon entre deux rendez-vous pour ne pas devoir les enchaîner si ces derniers sont consécutifs.
Calendly vous laisse aussi le choix de paramétrer le formulaire qui permettra à votre futur interlocuteur de vous transmettre ses coordonnées. Ce sont ces mêmes coordonnées qui serviront pour les rappels par mails ou par sms.
Et c’est tout, votre prise de rendez-vous en ligne est déjà automatisée. Vous pouvez accéder à notre formulaire de démonstration ici : https://calendly.com/additif-services/coldcalling.
Lorsqu’un rendez-vous est pris depuis ce lien, il apparaît dans mon Google Calendar et dans Calendly. C’est pratique non ?
Le prix de Calendly
Tout ce que je viens de vous présenter est pour le moment 100% gratuit. Les rappels vont devenir payants dans quelques temps avec l’option “Workflows”.
Il faudra bientôt compter une douzaine d’euros par mois pour s’offrir le luxe de la relance automatique. Pour ceux qui préfèrent enlever la marque “Calendly”, il est possible de le faire pour un peu moins de 8 euros par mois.
Notre avis
Planifier ses rendez-vous est une tâche rébarbative et peu amusante. Alors si on peut l’automatiser sans pour autant perdre le lien avec notre prospect, on est toujours preneur ! Cet outil se couple à des approches très techniques comme celle des CRM Cloud, ce qui étend encore plus ses usages. Et nous ne parlons même pas du retargeting ultra-qualitatif qu’il est possible de mettre en place grâce à Google Analytics et à Facebook Pixel.
Calendly est un très bon module pour la prise de rendez-vous et il mérite amplement sa place au sein de nos astuces commerciales. Vous souhaitez connaître la prochaine ? Alors rejoignez-nous sur LinkedIn pour ne pas louper une miette des actualités d’Additif Services.
Bonne lecture !
